Agence pour séminaire d’entreprise

Considéré comme un précieux outil de management, le séminaire d’entreprise ne peut s’improviser. Quel que soit le principal objectif, l’événement doit être géré de main de maître. Le recours à une agence événementielle constitue un atout majeur pour assurer la réussite de votre séminaire, en voici les principales raisons.

Qu’est-ce qu’un séminaire d’entreprise ?

Le séminaire d’entreprise se définit comme un événement qui rassemble les membres de vos équipes le temps d’une journée, voire plus, dans un lieu différent de vos locaux. Il existe plusieurs sortes de séminaires :

• Incentive : réunion des forces de vente dans l’optique de faire le point sur l’état des ventes, de définir de nouveaux objectifs et d’adopter des stratégies commerciales innovantes ;
• Séminaire de travail : réunion de l’équipe interne et des collaborateurs externes en vue d’étudier les projets en cours ou à venir ;
• Team building : séminaire visant à booster la cohésion et la motivation ainsi que créer un véritable esprit d’équipe ;
• Séminaire d’intégration : événement durant lequel les nouvelles recrues sont officiellement accueillies et intégrées à l’équipe ;
• etc.

Comme vous l’avez certainement remarqué, les participants peuvent se composer d’une partie de vos collaborateurs ou de la totalité de votre équipe.

Faire appel à une agence réceptive pour n’avoir qu’un seul interlocuteur

Ce n’est pas donné à tout le monde de savoir organiser un évènement professionnel dans les moindres détails. Il existe des règles protocolaires à respecter, comme il est indispensable de hiérarchiser les détails de l’organisation par ordre de priorité.

En sollicitant les services d’une agence incentive, vous n’avez pas besoin de coordonner les interventions des différents prestataires (traiteur, location de salles de réunion, activités, soirées, cocktail, etc.). En effet, un interlocuteur unique (chef de projet) spécialisé dans l’organisation d’événements vous est attribué. Il prend note de vos besoins et se charge de mettre votre projet en forme. Ce professionnel sera ainsi votre contact de référence jusqu’à la fin du séminaire.

Une agence locale a plus de contact pour l’organisation de votre événement

Le succès de votre séminaire passe obligatoirement par une organisation rigoureuse. Une agence événementielle fera jouer son réseau dans cette optique. Grâce à son expertise, l’équipe sait exactement à quels prestataires s’adresser, que ce soit pour le choix du lieu, la décoration, la location de matériel, les animations, les collations et repas…

L’agence incentive privilégiera les prestataires de votre région, la proximité jouant un rôle important dans la disponibilité et sur les coûts engendrés. Bien entendu, les recherches réalisées par l’agence seront entièrement axées autour des directives que vous avez fournies en amont.

Une agence évènementielle pour optimiser le budget de son séminaire

L’organisation d’un séminaire d’entreprise implique des coûts qui ne sont pas forcément conséquents. Comme mentionné plus tôt, une agence événementielle expérimentée possède un très vaste réseau de contacts. A cet effet, elle peut sélectionner les prestataires dans le respect de votre budget, sans rogner sur la qualité des produits/services. Les compétences de ces professionnels de l’organisation de séminaire leurs permettent d’optimiser les dépenses en sélectionnant exclusivement des options cohérentes avec vos objectifs.

Vous pouvez établir une liste exhaustive de vos exigences : restrictions alimentaires, types d’animations, zone géographique précise pour le lieu où organiser le séminaire de travail, équipements indispensables, etc. Si vous le souhaitez, il vous est également possible de lister quelques services optionnels qui pourront alors s’ajouter aux offres s’il y a une marge dans le budget alloué au séminaire d’entreprise.

Son séminaire d’entreprise par une agence pour gagner du temps

A l’évidence, organiser un séminaire est chronophage, ce qui aura tendance à se répercuter sur votre travail, notamment si votre agenda (et celui de vos collaborateurs) est déjà chargé. Une agence événementielle sera parfaitement capable de prendre le relais. Vous définissez le cadre du projet ensemble et vous fixez une date limite pour la réception des propositions de l’agence. C’est cette dernière qui se charge de tous les travaux de prospection.

Passé le délai convenu pour les étapes préliminaires, l’agence vous soumet un dossier complet à votre image qui contient la liste des fournisseurs et les détails des coûts afférents à chaque produit/service. La proposition est soumise à votre validation.

Une fois que vous aurez donné votre accord, c’est l’agence qui se charge du reste. Vous pouvez donc vous concentrer sur le cœur de vos activités.

Une agence expérimentée pour un séminaire sans stress

L’incentive, comme toute autre forme de séminaire, demande un travail de longue haleine. Sans compétences spécifiques, vous pourriez rapidement être gagné par la frustration et le stress, sachant que vous n’êtes pas à l’abri des imprévus.

Grâce au savoir-faire acquis durant ses multiples années d’existence, une agence spécialisée saura organiser votre séminaire de A à Z en vous allégeant de tâches fastidieuses et de toute la logistique. S’il y a des failles dans la stratégie initiale pendant le déroulement du séminaire, l’agence saura rebondir en adoptant éventuellement un plan de secours.

Un séminaire d’entreprise clé en main grâce à une agence incentive

En déléguant la tâche à des professionnels, vous n’avez aucun souci à vous faire dans la planification du séminaire. Ce sont des spécialistes en la matière qui sélectionnent le lieu conformément à vos attentes. Ils se chargent d’orchestrer les questions logistiques, gèrent les aspects budgétaires, transmettent vos directives aux fournisseurs retenus…

Bien entendu, vous disposez d’un droit de regard et restez le décideur final dans tout ce qui sera entrepris dès le début du projet et jusqu’à la fin du séminaire.

Une agence pour un séminaire d’entreprise réussi et haut de gamme

Votre entreprise dispose certainement de nombreux talents dans des domaines complémentaires qui pourraient contribuer à la réussite d’un séminaire. Néanmoins, il est primordial pour vos activités que chacun se focalise sur ses tâches courantes afin d’éviter les retards sur vos délais. Les équipes mises en place par l’agence disposent de toutes les compétences requises pour veiller au succès de votre séminaire. Originalité et qualité seront les mots d’ordre de l’agence.

Quel que soit le type de séminaire que vous prévoyez mettre en place, l’intervention d’une agence spécialisée constitue un atout indéniable. N’hésitez pas à comparer les offres en privilégiant les professionnels qui proposent exclusivement des services aux entreprises. Vous aurez ainsi la certitude que vos attentes seront respectées.